会議では、いろいろな意見が出た。
議論もそれなりに盛り上がり、予定していた時間があっという間に過ぎていく。
ところが、会議が終わってみると、何も決まっていない。
「結局、何のための会議だったんだろう」
そんな経験はありませんか。
何かを決めるために集まったのに、結論が出ない。
次に何をするのかも決まらない。
これでは、せっかく時間をかけて話し合っても、仕事は前に進みません。
では、どうすれば会議で成果を出せるのでしょうか。
私は長年、業務改革（BPR）の仕事を通じて、さまざまな会議を主催してきました。
その中で大切にしていたのは、会議が始まる前の準備です。
何を決めたいのか。
どこまで進めたいのか。
そのために、どう会議を進めるのか。
こうしたことを事前に考え、当日は議論の状況に応じて進め方を工夫していました。
今回は、会議を単なる話し合いで終わらせず、
次の行動につながる成果を出すために、私が実践してきた3つのコツを紹介します。
会議で何も決まらないのはなぜ？
何かを決めるために会議を開いたのに、結論が出ない。
その原因は、当日の進行だけにあるとは限りません。
会議が始まる前の準備に問題があることも少なくありません。
私が特に重要だと考えているのは、次の2つです。
何を決めるのかが曖昧になっている
会議の議題は決まっていても、何を決めるのかが明確になっていないことがあります。
例えば、「新しい技術について検討する」という議題。
これだけでは、技術の情報を共有するのか、
導入するかどうかを判断するのか、参加者によって受け止め方が違ってしまいます。
ある人は技術的な可能性について話し、別の人は導入に伴うリスクを指摘する。
どちらも大切な意見ですが、
何を決めたいのかが曖昧なままでは、議論の着地点が見えてきません。
何かを決めるための会議なら、議題だけでなく、
どのような結論を目指すのかまで明確にしておく必要があります。
結論を出すための準備ができていない
会議の目的が明確でも、準備が不十分では、なかなか結論を出せません。
判断に必要な情報が揃っていなかったり、
参加者が懸念しそうな点を十分に考えていなかったりする場合です。
また、意見が対立しそうなことはわかっていても、
どう議論を進めるかを考えていないこともあります。
こうした準備をしないまま会議を始めると、
議論が難航したときに、その場で対応を考えなければなりません。
もちろん、十分に準備していても、
予想外の意見が出たり、合意が難しくなったりすることはあります。
だからこそ、事前にできる限りの準備をして、会議に臨むことが大切なのです。
会議で何も決まらないとき｜成果につなげる3つのコツ
会議で成果を出すためには、当日の進行を工夫するだけでなく、
事前に何を準備しておくかが重要です。
私は会議を主催するとき、基本的に3つのことを考えていました。
何を決める会議なのか。
どこまでの成果を目指すのか。
そして、その成果を出すために、どう会議を進めるのか。
順番に紹介します。
① 何を決める会議なのか、主旨を明確にする
最初に行うのは、会議の主旨を明確にすることです。
ここで大切なのは、単に議題を決めるだけではないということです。
例えば、新しい技術の導入について会議を開くとします。
「新しい技術の導入について検討する」
これでは、何を目指す会議なのか、まだ曖昧です。
新しい技術の特徴を理解することが目的なのか。
それとも、実際に導入するかどうかを決めたいのか。
もし導入の判断が目的なら、
「新しい技術を導入するかどうかについて、関係者の合意を得る」
というところまで明確にします。
すると、会議で何を話し合うべきかも見えてきます。
技術的なメリットだけでなく、
導入に伴うリスクや現場への影響、費用なども検討する必要があるでしょう。
そして、こうした会議の主旨は、参加者にも事前に共有しておきます。
参加者が何を決めるために集まるのかを理解していれば、
それぞれが必要な情報を準備したり、自分の意見を整理したりできます。
会議が始まってから、何を決めるのかを考えるのではありません。
まず、会議で何を決めたいのかを明確にする。
これが、成果を出すための出発点です。
② 最高の成果と最低限の成果を決める
会議の主旨を明確にしたら、次に考えるのは、どこまでの成果を出したいかです。
私は会議を準備するとき、「最高の成果」と「最低限の成果」の両方を考えるようにしていました。
もちろん、目指すのは最高の成果です。
しかし、関係者の意見が分かれたり、
予想していなかった懸念が出たりして、思うように合意できないこともあります。
そんなときでも、何も決まらないまま会議を終わらせないために、
最低限の成果を設定しておくのです。
例えば、新しい技術の導入について話し合う会議を考えてみましょう。
最高の成果は、新しい技術の導入について関係者の合意を得て、導入を決定することです。
そのために、技術の特徴やメリット、導入に伴うリスクなど、
判断に必要な情報はできる限り事前に揃えておきます。
それでも、現場から懸念が示され、全面的な導入には合意できないかもしれません。
そこで、最低限の成果も考えておきます。
例えば、現場が心配している点について、実際の業務で試してみることに合意する。
試す範囲や担当者、実施時期まで決められれば、会議のあとに具体的な行動を始められます。
全面導入は決まらなくても、その可能性を確かめるために一歩前進できるわけです。
ここで大切なのは、最低限の成果も、最高の成果と同じ方向を向いていることです。
単に何かを決めればよいわけではありません。
本来目指していた合意に向けて、次の行動につながる成果を残すことが重要なのです。
最高の成果を目指して準備する。
そして、そこまで届かなくても、最低限ここまでは前に進める。
この2つを事前に考えておくことで、会議が難航したときにも、
何を目指して議論を進めればよいか判断しやすくなります。
③ 成果を出すための戦略・戦術を考える
会議の主旨と、目指す成果が明確になったら、次はその成果を出すための進め方を考えます。
私はこれを、会議の「戦略・戦術」として考えていました。
何となく議題を順番に進めるのではなく、
どうすれば目指す成果に近づけるのかを、事前に考えておくのです。
まず、必要な情報や資料をできる限り揃えます。
参加者がどのような意見を持っているのか。
どこに懸念があり、何が議論になりそうなのか。
事前にわかることは確認し、
会議の場で初めて問題に気づくことを、できるだけ減らしておきます。
参加者の意見が異なる場合は、何が違っているのかを整理することも大切です。
意見の違いを理解するための考え方は、以下の記事で紹介しています。
そのうえで、議題の順番や時間配分を考えます。
例えば、会議で決めたい議題が3つあったとします。
そのうち2つは比較的すんなり決まりそうですが、
残りの1つは意見が対立し、時間がかかりそうです。
そんなときは、決まりやすい2つを先に進め、残った時間を難しい議題に使う方法があります。
これなら、少なくとも2つの議題については結論を出し、難しい議題にも時間をかけられます。
ただし、いつもこの順番がよいとは限りません。
難しい議題の重要度が高く、そこでの結論がほかの議題にも影響するなら、
最初に取り上げる方がよい場合もあります。
大切なのは、決まった順番どおりに議題を進めることではありません。
会議全体として成果を出すために、
何を優先し、どこに時間を使うかを考えることです。
もちろん、事前に考えたとおりに議論が進むとは限りません。
予想以上に早く合意できることもあれば、
思わぬ意見が出て、議論が長引くこともあります。
そんなときは、当日の状況を見ながら進め方を変えます。
最高の成果を目指しながらも、難しいと判断したら、
最低限の成果につながる議論へ進めることもあります。
事前に戦略・戦術を考えておくのは、そのとおりに会議を進めるためだけではありません。
状況が変わっても、目指す成果を見失わずに判断できるようにするためです。
参加者の意見を踏まえながら、状況に応じて進め方を変えることも、
会議を運営するうえで大切な工夫なのです。
何を優先するかは、重要度だけで決まるものではありません。
優先順位を考えるための3つの基準については、以下の記事でも紹介しています。
会議の成果は、始まる前の準備に左右される
私は長年、業務改革（BPR）の仕事を通じて、
関係部署との合意形成や、新しい仕事の進め方を決める会議に数多く関わってきました。
立場も考え方も違う人たちが集まる会議では、すんなり意見がまとまることばかりではありません。
だからこそ、会議の前にどこまで準備できるかを大切にしていました。
自分が主催する会議だけでなく、部下が主催する会議でも、
主旨や目指す成果、進め方について事前に共有していました。
なぜ、そこまで準備するのか。
それは、会議が始まってから、すべてを考えるのは難しいからです。
特に、意見が対立するような場面では、
目の前の議論に集中するあまり、当初の目的を見失ってしまうことがあります。
一つの問題について議論を重ねているうちに時間が過ぎ、結局、ほかの議題も決まらなかった。
そんなことにならないようにしたかったのです。
また、会議では、どの意見を採用するかだけでなく、
どの段階まで合意を得るかという判断も必要になります。
完全な合意を目指して議論を続けることもあれば、
いったん現場で試してから判断する方がよい場合もあるでしょう。
その判断を、会議の流れに任せるのではなく、自分なりの考えを持って臨む。
そして当日は、参加者の反応や議論の状況を見ながら、進め方を変えていく。
私は、そうした運営を心がけていました。
準備とは、会議を予定どおりに進めるためだけのものではありません。
予想外の展開になったときにも、何を大切にして判断するか。
その基準を持っておくためのものでもあるのです。
会議で大切なのは、次の行動につなげること
会議で関係者の合意が得られれば、それは大きな成果です。
しかし、どれだけ準備していても、一度の会議ですべてが決まるとは限りません。
大切なのは、そこで話し合いを終わらせてしまわないことです。
例えば、新しい技術の導入に反対意見が出たとします。
その意見にも、現場で仕事をしている人だからこそ気づく問題があるかもしれません。
無理に合意を求めるのではなく、何を心配しているのかを理解し、その懸念を解消する方法を考える。
そして、実際の現場で試してみることが決まれば、次の行動につながります。
試した結果、新しい技術の有効性が確認できるかもしれません。
逆に、新たな問題が見つかることもあるでしょう。
どちらにしても、実際に確かめることで、次の判断に必要な材料が得られます。
一方、会議でどれだけ活発に意見を交わしても、
何の行動にもつながらなければ、仕事は前に進みません。
私は、会議で何かを決めること自体が、最終的な目的ではないと考えています。
会議で決めたことを行動に移し、目指している成果に近づくこと。
そのために会議があるのではないでしょうか。
すべてを一度に決められなくても構いません。
会議を終えたとき、次に何をするのかが明確になり、実際に動き出せる。
そんな会議にすることを、私は大切にしてきました。
まとめ｜会議は準備と進め方で変わる
会議で何も決まらないまま終わってしまう。
そんな状況を避けるためには、会議が始まる前から、
成果を出すための準備をしておくことが大切です。
今回は、私が実践してきた3つのコツを紹介しました。
- 何を決める会議なのか、主旨を明確にする
- 最高の成果と最低限の成果を決める
- 成果を出すための戦略・戦術を考える
目指すのは、会議で関係者の合意を得ることです。
ただし、完全な合意に至らなくても、そこに向けて一歩前進できることがあります。
大切なのは、会議を話し合いだけで終わらせず、次の行動につなげること。
次に会議を主催するときは、
「何を決めたいのか」「最低限どこまで前に進めたいのか」を、事前に考えてみませんか。
その準備が、会議を成果につなげる第一歩になると思います。