「頼まれたことを引き受けるべきか、それとも断るべきか」
そんなふうに迷ったことはありませんか。
仕事でも日常生活でも、人から何かを頼まれる場面はあります。
自分の予定が詰まっているときや、あまり気が進まないことを頼まれたとき。
相手との関係を考えると、簡単には断れないこともあるでしょう。
でも、頼み事への対応は、引き受けるか断るかの二択とは限りません。
頼まれた内容を少し変えたり、別の方法を提案したりすることもできます。
私は会社員時代、
さまざまな部署やプロジェクトのメンバーから、多くの依頼を受けてきました。
そのときに大切にしていたのは、
「それを引き受けることで、何かが一歩前に進むか」ということです。
意味があると思えば、担当外の仕事でも引き受けることがありました。
反対に、そのまま引き受けても前に進まないと感じたときは、
断ったり、別の進め方を提案したりしていました。
大切なのは、頼まれたから引き受けるのではなく、
自分なりの判断基準を持って、どう関わるかを選ぶことだと思います。
この記事では、私自身の経験を交えながら、
頼み事を断るか迷ったときに役立つ3つのステップを紹介します。
仕事だけでなく、日常生活で頼み事を受けたときにも、参考になれば幸いです。
頼み事を断るか迷うのはなぜ？
人から何かを頼まれたとき、
すぐに引き受けるかどうかを判断できるとは限りません。
例えば、仕事が忙しいときに、別の仕事を頼まれたとします。
自分の予定を考えると、できれば断りたい。
でも、相手も困っているのかもしれない。
そんなふうに考えているうちに、
どう答えればよいのかわからなくなることもあるでしょう。
頼み事を断るか迷うのは、自分の都合だけでなく、
相手の事情や関係性も考えているからではないでしょうか。
また、頼まれた内容によっては、
引き受ける意味があるのか判断しにくい場合もあります。
何のために必要なのか。
なぜ自分に頼んできたのか。
引き受けたら、どこまで対応することになるのか。
こうしたことがわからないままでは、判断するのも難しくなります。
私自身、会社員時代には担当外の仕事を頼まれることもありましたが、
担当外という理由だけで断ることは、あまりありませんでした。
一方で、自分の担当であっても、
依頼された方法では目的を達成できないと感じることもあります。
そんなときには、頼まれたことをそのまま引き受けるのではなく、
別の方法を考えることも必要です。
もちろん、どれほど意味のある依頼でも、引き受けた結果、
ほかの大切な仕事に支障が出てしまうなら、慎重に考えなければなりません。
だからこそ、頼み事を受けたときには、すぐに返事をしなくてもよいと思います。
まずは依頼の内容や目的、自分の状況を確認してから判断する。
そのうえで、どのように対応するかを考えていきましょう。
頼み事を断るか迷ったときの3つのステップ
① 頼み事の目的と、自分の状況を確認する
人から何かを頼まれたとき、
まず確認したいのは、相手が何を実現したいのかということです。
例えば、同僚から「この業務を改善するための提案を考えてほしい」と頼まれたとします。
そのとき、すぐに引き受けるのではなく、
なぜ改善したいのか、今どのような問題が起きているのかを確認してみます。
作業に時間がかかりすぎているのか。
それとも、ミスが多く発生しているのか。
問題によって、必要な改善策も、適切な進め方も変わってくるでしょう。
場合によっては、新しい仕組みを導入しなくても、
今の仕事の進め方を少し見直すだけで解決できるかもしれません。
頼まれた作業そのものではなく、その先にある目的を考えることが大切です。
私自身、会社員時代にさまざまな依頼を受ける中で、いつも意識していたことがあります。
それは、「この依頼に応えることで、何かが一歩前に進むだろうか」ということです。
自分の担当ではない仕事でも、関わることで問題が解決したり、
プロジェクトが前進したりするのであれば、引き受けることがありました。
ただし、これは私自身の判断基準です。
誰もが同じ基準で考える必要はありません。
依頼の目的に加えて、自分が無理なく対応できるかどうかも確認しましょう。
例えば、次のようなことです。
- 引き受けるために必要な時間を確保できるか
- 自分の知識や経験で対応できる内容か
- ほかの仕事や予定に支障が出ないか
- 自分が引き受けるべきことなのか
特に、すでに予定が詰まっている場合は、
引き受けることで何に影響が出るのかを考えてみましょう。
頼み事そのものは短時間で終わりそうでも、
確認や修正など、思った以上に時間がかかることもあります。
また、依頼された内容や期限が曖昧な場合には、
相手に確認することも大切です。
その場で判断できないときには、
「今の予定を確認してから返事をします」と伝えてもよいでしょう。
すぐに答えを出そうとせず、
必要な情報を確かめることで、落ち着いて判断できるようになります。
人によって、大切にしたいことや判断の基準は違います。
自分なりの基準を持つことについては、以下の記事でも紹介しています。
② 引き受ける・断る・別の方法を提案する
頼み事の目的や自分の状況を確認したら、
次はどのように対応するかを考えます。
ここで大切なのは、
頼み事への対応には、引き受ける・断る・別の方法を提案するという3つの選択肢があることです。
私は会社員時代、主にこの3つの選択肢から対応を考えていました。
引き受ける場合
依頼されたことに意味があり、自分が関わることで物事が前に進むと思えば、
できるだけ協力するようにしていました。
特に、同じプロジェクトのメンバーが本当に困っているときには、
できる範囲で引き受けることもありました。
自分が協力することで、
仲間の問題が解決し、プロジェクト全体が前に進むこともあるからです。
もちろん、引き受けることで自分の仕事や生活に大きな負担がかかるなら、
その影響も含めて判断する必要があります。
断る場合
一方、依頼されたことに意味を感じなかったり、
自分が関わっても前に進まないと判断したりした場合には、
基本的にははっきり断っていました。
これは、相手の依頼を軽く扱うということではありません。
目的や事情を確認したうえで、
自分が引き受けるべきではないと判断したのであれば、
無理に引き受ける必要はないということです。
また、引き受ける意味があっても、
時間や能力の面で対応できないこともあるでしょう。
そんなときも、無理に約束するのではなく、断ることが必要です。
別の方法を提案する場合
私が特に大切にしていたのが、この選択肢です。
依頼された内容にはあまり乗り気ではなくても、
進め方を変えれば面白い取り組みになると思えることがありました。
そんなときには、「その方法ではなく、こうしてみたらどうでしょうか」と提案していました。
例えば、ある業務の改善案を考えてほしいと頼まれた場合です。
依頼された業務だけを見直しても、十分な効果が得られないことがあります。
そのような場合には、前後の業務も含めて仕事の流れを確認し、
改善する範囲を広げる方法を提案することが考えられます。
あるいは、新しい仕組みを導入する前に、
まず現場の仕事を確認した方がよい場合もあるでしょう。
相手が実現したいことに対して、別の方法で協力するという選択です。
もちろん、提案した方法を相手が受け入れるとは限りません。
だからこそ、別の方法を提案するときには、
相手の考えも聞きながら、よりよい進め方を探すことが大切です。
このように、頼み事への対応には複数の選択肢があります。
- 引き受ける： 自分が協力する意味があり、対応できる
- 断る： 引き受けるべきではない、または対応できない
- 別の方法を提案する： 依頼された方法では難しいが、違う進め方なら協力できる
大切なのは、どの選択肢が正しいかではありません。
自分の状況や相手の事情を考えながら、納得できる対応を選んでいきましょう。
依頼が重なり、何を優先すればよいのか迷う場合は、以下の記事も参考になります。
③ 決めたことを、相手にはっきり伝える
頼み事にどう対応するかを決めたら、次はその考えを相手に伝えます。
ここで大切なのは、
自分の判断を曖昧にせず、相手にもわかるように伝えることです。
特に断る場合は、相手に悪く思われたくないという気持ちから、
遠回しな言い方になってしまうこともあるでしょう。
でも、曖昧な返事をすると、相手は引き受けてもらえると思ってしまうかもしれません。
後から断ることになれば、かえって相手を困らせてしまうこともあります。
だからこそ、引き受ける場合も断る場合も、
自分がどう対応するのかを明確に伝えることが大切です。
断るときは、理由を簡潔に伝える
例えば、仕事が重なっていて、新しい依頼を引き受けられない場合です。
「今は別の仕事が重なっているので、今回は対応できません」
このように、できないことをはっきり伝えればよいと思います。
必要以上に理由を並べたり、長く説明したりする必要はありません。
もちろん、相手の事情を考えて、丁寧に伝えることは大切です。
ただ、断ることに申し訳なさを感じて、できない約束をしてしまっては意味がありません。
条件が合えば引き受けられるときは、その条件を伝える
依頼された内容をすべて引き受けるのは難しくても、
条件を変えれば協力できる場合もあります。
例えば、
「今週は対応できませんが、来週からであれば協力できます」
「全体を担当するのは難しいですが、この部分なら対応できます」
といった伝え方です。
自分が対応できる範囲を考え、その範囲で協力できることを伝えます。
相手にとっても、何をどこまで頼めるのかが明確になれば、次の判断をしやすくなるでしょう。
別の方法を提案するときは、その理由も伝える
依頼された内容とは違う方法を提案する場合は、
なぜその方がよいと思うのかを説明します。
例えば、業務改善の提案を頼まれた場合です。
その業務だけを見直すよりも、前後の業務も含めて考えた方が、改善効果が大きくなると思います。まずは仕事全体の流れを確認してみませんか
このように、相手が実現したい目的に照らして、別の進め方を提案します。
ただ「その方法ではうまくいかない」と伝えるだけでは、相手も納得しにくいでしょう。
なぜ別の方法がよいと考えたのかを説明すれば、相手も判断する材料を持てます。
もちろん、最終的にどう進めるかは、相手と相談して決めることになります。
ただし、断るときに、必ず代わりの方法を提案しなければならないわけではありません。
自分に余裕がなければ、丁寧に断るだけでも構いません。
大切なのは、自分ができることとできないことを誠実に伝えることです。
頼み事を断ることは、相手を否定することではない
人からの頼み事を断るとき、
相手に申し訳ないと感じることがあるかもしれません。
せっかく自分を頼ってくれたのに、期待に応えられない。
断ることで、相手との関係が悪くなるのではないか。
そんな気持ちがあると、引き受けるべきか迷ってしまうこともあるでしょう。
でも、頼み事を断ることと、相手そのものを否定することは違います。
断っているのは、あくまでも依頼された内容です。
相手の考えや人柄を否定しているわけではありません。
もちろん、断ったことで相手が残念に思ったり、
納得してくれなかったりすることもあるでしょう。
丁寧に説明すれば、必ず理解してもらえるというものでもありません。
それでも、自分の考えを誠実に伝えることには意味があります。
相手の期待にすべて応えることだけが、よい関係をつくる方法ではないと思うからです。
引き受けるときは、自分の意思で引き受ける。
断るときは、自分の判断として断る。
そのうえで、相手の事情や考えにも耳を傾ける。
そうした関わり方を積み重ねることが、
お互いを尊重する関係につながるのではないでしょうか。
頼み事への対応に、いつも同じ正解があるわけではありません。
だからこそ、その場の状況を考えながら、
自分が納得できる関わり方を選んでいきたいですね。
相手と考え方が違うときにも、その意見をすぐに否定する必要はありません。
以下の記事では、異なる考え方にどう向き合うかを紹介しています。
まとめ｜頼み事への対応は、自分で選んでいい
人から頼み事をされたとき、
引き受けるべきか、断るべきか迷うこともあるでしょう。
そんなときは、すぐに答えを出そうとせず、
依頼の目的や自分の状況を整理してみましょう。
今回紹介したのは、次の3つのステップです。
- 頼み事の目的と、自分の状況を確認する
- 引き受ける・断る・別の方法を提案する
- 決めたことを、相手にはっきり伝える
私自身、会社員時代には
「引き受けることで、何かが一歩前に進むか」を大切にしてきました。
ただし、判断基準は人によって違ってよいと思います。
大切なのは、相手の事情を尊重しながら、自分がどう関わるかを考えることです。
次に何かを頼まれたときには、
引き受けるか断るかだけでなく、別の方法も含めて考えてみてはいかがでしょうか。
自分で納得して選んだ対応が、
相手とのよりよい関係にもつながっていくのではないかと思います。