異動先の仕事が、まったくわからない。
会議に出ても、知らない言葉ばかり。
周囲の人が何をしているのかもよくわからず、
質問しようにも、何を聞けばよいのかわからない。
そんな経験はないでしょうか。
私自身、以前、仕事の進め方も考え方もまったく異なる部署へ異動したことがあります。
それまでの知識や経験がほとんど通用せず、最初はとても戸惑いました。
しかも、その部署で業務システムの構築を任されることになったのです。
業務システムを考えるには、まず、その部署の仕事を理解しなければなりません。
そこで私は、周囲の仕事を観察したり、
重要な会議に参加したりしながら、少しずつ仕事内容を理解していきました。
知らない仕事を理解するとき、
大切なのは、最初からすべてを覚えようとすることではありません。
実際の仕事に触れながら、
自分なりに全体像を組み立て、少しずつ理解を深めていくことです。
この記事では、私自身の異動経験をもとに、
知らない仕事を理解するための3つのステップを紹介します。
異動先の仕事がわからないのはなぜ？
異動先で仕事がわからないのは、単に業務知識が不足しているからとは限りません。
部署が変われば、仕事の目的や進め方、使われている言葉も変わります。
同じ会社の中でも、
部署によって仕事の考え方や文化が大きく異なることがあるのです。
例えば、会議に参加しても、
周囲の人たちは当たり前のように専門用語を使い、話を進めていきます。
その部署では日常的な会話でも、
初めて聞く人には何の話をしているのかわからないことがあります。
また、一つひとつの作業を教えてもらっても、
それが何のために行われ、次の仕事にどうつながるのかが見えなければ、なかなか理解は深まりません。
個々の仕事を知ることと、仕事全体の流れを理解することは違うのです。
そもそも全体像がわからなければ、何を質問すればよいのかもわかりません。
そんな状態で、最初から細かな業務手順を覚えようとしても、
個々の知識がなかなかつながらないのです。
だからこそ、まずはどのような仕事が行われているのかを知り、
少しずつ仕事のつながりを把握していくことが大切だと思います。
では、実際にどのように理解を深めていけばよいのでしょうか。
異動先の仕事を理解する3つのステップ
異動先の仕事を理解するには、実際に行われている仕事を知り、
それぞれがどのようにつながっているのかを少しずつ把握していくことが大切です。
私自身、まったく知識のない部署へ異動したとき、周囲の仕事を観察することから始めました。
そして、重要な会議や日常の打ち合わせに参加しながら、仕事の流れを整理していきました。
ここでは、その経験をもとに、3つのステップを紹介します。
① 日常の仕事を観察し、何をしているのかを知る
異動したばかりの頃は、周囲の人が何をしているのか、よくわからないものです。
そんなとき、私はまず、日常の仕事を観察することから始めました。
例えば、何人かの担当者が集まって打ち合わせをしていたとします。
何について話しているのか、最初はわかりません。
それでも、どのような人たちが集まり、
どんな資料を見ながら話しているのかを、差し支えない範囲で観察します。
そして、打ち合わせが終わった頃に、
「今、何をやっていたの？」
と軽く声をかけてみるのです。
もちろん、相手の仕事を邪魔しないことが前提です。
忙しそうなら声をかけませんし、詳しい説明を求めるわけでもありません。
ちょっとした会話の中で、その仕事が何のために行われているのかを知る。
そんなことを繰り返していました。
すると、最初はまったくわからなかった仕事も、少しずつ輪郭が見えてきます。
「あの人たちは、こういう仕事を担当しているのか」
「この打ち合わせは、あの成果物をつくるためのものなのか」
そんな小さな発見が増えていきます。
大切なのは、最初からすべてを説明してもらおうとしないことです。
何もわからない段階では、詳しく説明してもらっても、理解できないことがあります。
それよりも、実際の仕事を見ながら、気になったことを少しずつ聞いてみる。
そうすることで、次第に具体的な質問ができるようになります。
また、こうしたやり取りは、その部署の人たちとのコミュニケーションにもつながります。
仕事の内容だけでなく、
どのようなことを大切にしているのか、
どんな問題を抱えているのかも、少しずつ見えてくることがあります。
まずは周囲の仕事に関心を持ち、日常の中で小さな理解を積み重ねていく。
それが、私の最初のステップでした。
② 重要な会議に参加し、仕事の全体像をつかむ
日常の仕事を観察していると、個々の業務については少しずつわかるようになります。
しかし、それだけでは、部署全体で何を目指し、
どのように仕事を進めているのかは、なかなか見えてきません。
そこで私が行ったのが、その部署にとって重要な会議に参加することでした。
特に参考になったのは、マイルストーンとなる会議です。
こうした会議では、
それまでの仕事の成果が報告されたり、次の段階へ進むための確認が行われたりします。
つまり、その部署がどのような成果物をつくっているのかを知ることができます。
例えば、ある会議で成果物が確認されていたとします。
そこで私は、
「この成果物をつくるために、それまで何をしてきたのだろう」
と考えます。
成果物ができるまでには、さまざまな仕事があったはずです。
必要な情報を集める。
関係者と検討する。
資料や成果物を作成する。
内容を確認し、次の段階へ進む。
このように、成果物を手がかりに、それまでの仕事を逆にたどってみるのです。
すると、個々の業務がどのようにつながっているのか、少しずつ見えてきます。
もちろん、会議に参加するには、担当者や関係者の了承が必要です。
また、ただ会議に出席すれば、仕事が理解できるわけではありません。
何を目的とした会議なのか。
そこで何が確認され、何が決まるのか。
その結果、次にどのような仕事が始まるのか。
そうした点に目を向けることが大切です。
さらに、仕事の内容がある程度わかってきたら、日常の打ち合わせにも参加させてもらいました。
それまで周囲の仕事を観察していたので、
どのような件について話し合っているのか、少しずつ想像できるようになっていたからです。
担当者の同意を得て同席すると、
資料や成果物を見るだけではわからないことにも触れられます。
例えば、何を問題としているのか。
どのような点で判断に迷っているのか。
関係者の間で、何を調整しているのか。
実際のやり取りを聞くことで、
仕事の進め方だけでなく、その背景にある考え方も見えてきます。
仕事を理解するには、何をしているかだけでなく、
何のために、どのように判断しているのかを知ることも大切です。
重要な会議で仕事の大きな流れを捉え、日常の打ち合わせで具体的な内容を知る。
この両方を行き来することで、部署全体の仕事への理解が少しずつ深まっていきました。
③ 仕事の流れを整理し、担当者に確認する
周囲の仕事を観察し、会議にも参加する。
そうしていると、少しずつ仕事内容がわかってきます。
ただし、ここで注意したいことがあります。
それは、自分では理解したつもりでも、実際には間違っていることがあるという点です。
特に、初めて経験する仕事では、聞いたことや見たことを、
自分が知っている仕事の進め方に当てはめて理解してしまうことがあります。
しかし、部署が違えば、仕事の流れや判断の仕方も違います。
そこで私は、観察や会議への参加と並行して、おおまかな業務フローを作成していました。
最初から細かな業務手順まで整理するわけではありません。
まずは、次のようなことを大まかにつなげていきます。
- どのような仕事が行われているのか
- 誰が、どの仕事を担当しているのか
- 仕事はどのような順番で進むのか
- 何を受け取り、どのような成果物を次へ渡すのか
例えば、ある成果物が会議で確認されていたなら、
その成果物をつくるまでの仕事を並べてみます。
そして、前後の仕事がどのようにつながっているのかを考えます。
もちろん、最初から正確な業務フローを描けるわけではありません。
わからない部分があっても、いったん自分なりに整理してみます。
すると、それまで曖昧だったことが、具体的な疑問として見えてきます。
「この仕事の前には、何が行われているのだろう」
「この情報は、どこから受け取っているのだろう」
「なぜ、ここで別の部署に確認する必要があるのだろう」
そんな疑問が出てくるのです。
そして、作成した業務フローを担当者に見てもらい、自分の理解が合っているか確認します。
担当者から、
「この仕事は、実際にはもっと前に行っているよ」
「ここでは、別の部署との調整も必要なんだ」
といった指摘を受ければ、業務フローを修正します。
こうして、自分の理解と実際の仕事との違いを、一つずつ埋めていきました。
ここで大切なのは、立派な業務フローを完成させることではありません。
自分の理解を目に見える形にして、実際に仕事をしている人に確かめることです。
仕事の流れを整理すると、つながっていない部分や、説明できない部分が見えてきます。
そこを担当者に確認し、修正することで、少しずつ理解が深まります。
もちろん、業務フローは一つの方法です。
簡単な箇条書きや図でも構いません。
大切なのは、
見聞きしたことを自分なりに整理し、思い込みのままにしないことです。
また、今回紹介した3つのステップは、必ずしも順番どおりに行うものではありません。
私自身も、観察したり、会議に参加したり、
業務フローを修正したりしながら、少しずつ仕事を理解していきました。
仕事の流れをもう少し詳しく整理したい場合は、業務フローを描いてみるのも一つの方法です。
業務フローの具体的な書き方については、以下の記事で紹介しています。
異動先では、すべてを一度に覚えようとしなくていい
異動先では、覚えなければならないことがたくさんあります。
新しい専門用語や業務手順、関係部署とのつながりなど、
最初はわからないことばかりかもしれません。
でも、すべてを一度に理解しようとする必要はありません。
私自身、文化のまったく異なる部署に異動したとき、
仕事の進め方だけでなく、考え方の違いにも戸惑いました。
同じ会社の中でも、部署が違えば、大切にしていることや判断の基準が異なります。
例えば、ある部署では仕事のスピードを重視していても、
別の部署では慎重な確認や関係者との調整を大切にしているかもしれません。
どちらが正しいという話ではありません。
それぞれの部署には、仕事の目的や役割があり、それに応じた進め方があるのです。
だからこそ、業務の手順を覚えるだけでなく、
なぜそのような進め方をしているのかを理解することも大切だと思います。
例えば、何度も確認を重ねる仕事があったとします。
外から見ると、少し手間がかかりすぎているように感じるかもしれません。
しかし、その確認には、間違いを防いだり、
関係部署との認識を合わせたりする重要な役割があるのかもしれません。
仕事の背景を知らないまま、
自分が慣れ親しんだ方法と比べても、その意味はなかなか見えてきません。
私も、最初から異動先の考え方を理解できたわけではありません。
日々の仕事に触れる中で、
少しずつ、その部署が何を大切にしているのかが見えてきました。
新しい部署の仕事を理解することは、
業務の知識を増やすだけでなく、その部署の考え方を知ることでもあります。
自分が慣れ親しんだ方法だけで判断せず、まずは相手の仕事の背景を理解しようとする。
そんな姿勢も、新しい部署で仕事を覚えていくうえで大切なのではないでしょうか。
また、仕事の流れがわかってきたら、
実際に作業を進める前に、目的や成果物のイメージを確認することも大切です。
認識違いによるやり直しを防ぐための確認ポイントは、以下の記事で紹介しています。
まとめ｜知らない仕事は、全体像から少しずつ理解しよう
異動先の仕事がわからないとき、最初からすべてを覚えようとする必要はありません。
仕事の進め方や考え方が違う部署では、
何を質問すればよいのかさえわからないことがあります。
そんなときは、まず実際の仕事に触れながら、少しずつ理解を深めていくことが大切です。
今回は、私自身の異動経験をもとに、3つのステップを紹介しました。
- 日常の仕事を観察し、何をしているのかを知る
- 重要な会議に参加し、仕事の全体像をつかむ
- 仕事の流れを整理し、担当者に確認する
大切なのは、
見聞きしたことを自分なりに整理し、理解したつもりのままにしないことです。
また、仕事の手順だけでなく、その部署が何を大切にし、
どのような考え方で仕事を進めているのかにも目を向けてみましょう。
最初は何がわからないのかさえわからなくても、
実際の仕事を知ることで、少しずつ具体的な疑問が見えてきます。
焦ってすべてを覚えようとせず、
まずは周囲の仕事に関心を持ち、できるところから理解を広げてみてはいかがでしょうか。