会議で「何か意見はありませんか？」と聞いても、誰も発言しない。
しばらく沈黙が続き、結局、進行役が自分の考えを話してしまう。
そんな経験はありませんか。
会議では、いつも同じ人ばかりが発言し、あまり話さない人もいます。
でも、発言が少ないからといって、その人に考えがないわけではありません。
私は長年、業務改革のプロジェクトで、
さまざまな立場の人たちと会議を重ねてきました。
その中で大切にしていたのは、できるだけ一人ひとりの考えを引き出すことです。
普段あまり発言しない人が、
ほかのメンバーにはない視点や、大切な情報を持っていることもあります。
そして、その一言が、行き詰まっていた議論を前に進めることもあるのです。
会議で大切なのは、発言の多さではなく、メンバーの考えを生かすこと。
この記事では、私が実際の会議で心がけてきた経験をもとに、
参加者の意見を引き出し、議論に生かすための3つのコツを紹介します。
会議で意見が出ないのはなぜ？
会議で意見が出ないと、
「みんな、何も考えていないのかな」と感じることがあるかもしれません。
でも、発言しない理由は、人によってさまざまです。
例えば、「何か意見はありませんか？」と聞かれても、
何について答えればよいのかわからないことがあります。
自分なりの考えはあっても、まだ整理できていないのかもしれません。
あるいは、ほかの人と違う意見を言うことに、
ためらいを感じている場合もあるでしょう。
特に、参加者が多かったり、立場の違う人が集まっていたりすると、
自分から発言するには勇気がいることもあります。
私もさまざまな会議を経験してきましたが、
発言の多い人が、必ずしも一番詳しいわけではありません。
普段あまり話さない人が、
ほかの人の知らない情報を持っていたり、
違う角度から問題を見ていたりすることもあります。
だからこそ、発言が少ないというだけで、
その人には意見がないと決めつけないことが大切です。
もちろん、全員に無理やり発言してもらう必要はありません。
一人ひとりが持っている考えや知識を、必要なときに引き出せるようにする。
そのために、進行役には何ができるのでしょうか。
私が実際の会議で心がけてきた3つのコツを紹介します。
会議で意見を引き出す3つのコツ
会議で意見が出ないとき、質問の仕方や進め方を少し工夫するだけで、
参加者の考えを引き出せることがあります。
特別な会議運営のテクニックが必要なわけではありません。
まずは、相手が考えを話しやすいように働きかけることから始めてみましょう。
① 答えやすい質問から始める
会議で「何か意見はありませんか？」と聞いても、
なかなか発言が出てこないことがあります。
そんなときは、質問を少し具体的にしてみます。
例えば、ある案について議論しているなら、
「こんな意見が出ているけど、どう思いますか？」
と聞いてみる。
2つの案があるなら、
「どちらかというと、どちらがよいと思いますか？」
と尋ねてみるのもよいでしょう。
最初から自分の意見をまとめて話すのは難しくても、
示された案についてどう感じるかなら、答えやすくなります。
そして、ここからが大切です。
相手が「どちらかというと、こちらかな」と答えたら、そこで終わらせない。
「どうして、そう思ったの？」
と、もう少し聞いてみます。
すると、最初は漠然としていた考えから、
その人なりの理由や、気になっていることが見えてくる場合があります。
私も会議では、こうしたやり取りをよくしていました。
最初から立派な意見を求めるのではなく、
答えやすいところから少しずつ考えを引き出していくのです。
ただし、質問を重ねればよいというわけではありません。
相手が考え込んでいたり、
答えにくそうにしていたりするときは、無理に聞き出そうとしないことも大切です。
目的は、相手に発言させることではなく、その人が何を考えているのかを知ること。
そう考えると、質問の仕方も少し変わってくるのではないでしょうか。
相手の考えを引き出すには、どんな問いを投げかけるかも大切です。
考えを深める問いの作り方は、こちらの記事でも紹介しています。
② 答えを急がず、考える時間をつくる
質問をしても、すぐに答えが返ってくるとは限りません。
しばらく沈黙が続くと、進行役としては気まずく感じることもあるでしょう。
つい自分で答えを出したり、別の人に質問を振ったりしたくなるかもしれません。
でも、そんなときこそ、少し待ってみることも大切です。
相手は何も考えていないのではなく、
自分の考えを整理している途中なのかもしれません。
私自身、業務改革の会議で難しい問題にぶつかったときは、
頭をフル回転させて考えていました。
「誰かわかる人いる？」
そう問いかけたあとも、自分の中では検討が続いています。
どうすれば辻褄が合うのか。
何か見落としていることはないか。
そんなことを考えているので、自然と会話に間ができるのです。
一方で、誰かが何かヒントを出してくれるのではないかと、
期待して待っているところもありました。
というのも、行き詰まっていた議論が、
誰かの何気ない一言でガラッと変わることを、何度も経験していたからです。
自分では思いつかなかった視点や、知らなかった情報が出てくる。
それがきっかけで、止まっていた検討が再び動き出すことがあります。
だから、質問してすぐに答えが出なくても、急いで沈黙を埋めようとはしませんでした。
もちろん、いつまでも待てばよいというわけではありません。
質問がわかりにくかったのなら、言い方を変えてみる。
答えるための情報が足りなければ、補足する。
それでも意見が出なければ、無理に発言を求める必要はないでしょう。
大切なのは、沈黙をなくすことではなく、参加者が考える時間を奪わないこと。
すぐに出てくる答えだけが、価値のあるものとは限りません。
少し考えたあとに出てくる一言が、議論の突破口になることもあるのです。
③ 出てきた意見を、実際の議論に生かす
参加者から意見が出てきたら、そこで終わりではありません。
大切なのは、その意見をどう扱うかです。
せっかく考えを話してくれたのに、
進行役が「そうですね」と答えるだけで、すぐに次の話題に移ってしまう。
それでは、意見を聞いたことにはなっても、議論に生かしたことにはならないでしょう。
私が会議で心がけていたのは、まず相手の視点を受け止めることです。
例えば、それまでとは違う角度から意見が出てきたら、
「その切り口は大切だね」
と伝え、その視点からも問題を考えてみます。
もちろん、出てきた意見をすべて正しいと認めるわけではありません。
意見の内容には、賛成できることもあれば、そうでないこともあります。
大切なのは、意見に賛成することではなく、
その人が何を考え、なぜそう考えたのかを尊重することです。
例えば、ある案に反対する意見が出たとします。
そのとき、すぐに賛成か反対かを決めるのではなく、
「どこが気になっているの？」
と聞いてみる。
すると、ほかのメンバーが見落としていた問題や、
検討しておくべき条件が見えてくるかもしれません。
その意見をもとに、別の方法を考えたり、
もう一度前提を確かめたりすることもできます。
こうして一人の意見をみんなで考える材料にすることで、議論が深まっていきます。
また、最初に出てきた意見だけで結論を急がないことも大切です。
「ほかの人は、どう思いますか？」
と問いかければ、別の立場からの考えが出てくることもあります。
発言の多い人だけで話を進めるのではなく、
ほかの人が持っている視点にも目を向けてみる。
その中で、最初は誰も気づかなかった問題が見えてきたり、
新しい可能性が生まれたりすることがあります。
会議で意見を引き出す目的は、発言の数を増やすことではありません。
出てきた考えを生かして、議論を前に進めることです。
一人では思いつかなかった答えに近づけるところに、みんなで話し合う価値があるのだと思います。
自分とは違う意見が出てきたときも、すぐに結論を出す必要はありません。
違う意見を自分の思考に生かす方法は、こちらの記事でも紹介しています。
会議では、誰かの一言が議論を変えることがある
以前、他部署の人たちも含め、30人ほどのメンバーで
業務フローを整理していたときのことです。
仕事の流れを一つずつ確認しながら、検討を進めていました。
ところが、あるところで手が止まってしまいました。
どう考えても、業務のつながりが説明できないのです。
前後の仕事を確認しても、辻褄が合わない。
このままでは、業務フローを完成させることができません。
私も頭をひねっていたのですが、なかなか答えが見つかりませんでした。
そこで、メンバーに問いかけました。
「誰かわかる人いる？」
少し間がありました。
すると、普段あまり発言しないメンバーが、口を開いたのです。
「実は……」
その人が話してくれたのは、他部署で行われている業務についての情報でした。
それを聞いて、ようやく辻褄が合いました。
それまで見えていなかった仕事のつながりが、はっきりしたのです。
ただ、話はそこで終わりませんでした。
詳しく確認すると、その部分は今回の検討範囲には含まれないことがわかりました。
一方で、別の改善課題があることも明らかになったのです。
そこで、問題の核心をメンバー全員で共有し、
他部署のシステム更新のタイミングで、相手部署と相談しようという結論になりました。
行き詰まっていた検討が、一人の持っていた情報によって前に進んだ。
しかも、その情報を一番よく知っていたのは、普段あまり発言しないメンバーだったのです。
会議では、積極的に発言する人の考えに、どうしても目が向きがちです。
でも、発言の少ない人が、問題を解くための大切な情報を持っていることもあります。
そして、議論に必要なのは、新しいアイデアや意見だけではありません。
誰かが知っている事実や、実際の仕事で経験したことが、
それまで見えなかった問題を明らかにすることもあるのです。
私は、こうした経験を何度もしてきました。
自分一人では見えていなかったことが、誰かの一言で見えてくる。
だからこそ、会議では、一人ひとりが持っている考えや知識を大切にしたいと思っています。
全員がたくさん発言する必要はありません。
でも、それぞれが持っているものを議論に生かせれば、
一人ではたどり着けなかった答えが見つかるかもしれません。
そこに、みんなで考える意味があるのではないでしょうか。
まとめ｜発言の数より、一人ひとりの考えを大切にしよう
会議で意見が出ないときは、進行の仕方を少し工夫してみましょう。
今回紹介したのは、次の3つのコツです。
- 答えやすい質問から始める
- 答えを急がず、考える時間をつくる
- 出てきた意見を、実際の議論に生かす
どれも特別な技術ではありません。
大切なのは、発言の少ない人にも、
その人なりの考えや知識があるかもしれないと考えることです。
普段あまり話さない人の一言が、
それまで見えていなかった問題を明らかにすることもあります。
会議の価値は、どれだけ多くの意見が出たかではなく、
出てきた考えをどれだけ生かせたかにあるのだと思います。
次に会議を進行するときは、
いつもあまり発言しない人にも、答えやすい質問を一つ投げかけてみませんか。
そこから、これまで気づかなかった視点が見えてくるかもしれません。