会議で自分の担当業務や問題について説明しているとき、
「ちょっとホワイトボードに書いて説明してくれる？」
と言われたことはありませんか。
言葉では説明できるのに、
いざホワイトボードの前に立つと、何から書けばよいかわからない。
どこに何を書けばよいのか迷っているうちに、手が止まってしまう。
そんな経験がある人もいるのではないでしょうか。
私も長年、仕事の会議でホワイトボードを使ってきました。
その中で、説明しようとしても、なかなか書き始められない人を何人も見てきました。
でも、ホワイトボードに書くために、難しい図解の技術が必要なわけではありません。
ちょっとしたコツを知っていれば、何から書けばよいのかが見えてきます。
この記事では、会議で突然ホワイトボードに書くことになっても、
落ち着いて説明できるようになる3つのコツを紹介します。
ホワイトボードでの説明が難しいのはなぜ？
ホワイトボードに書こうとすると、なぜ手が止まってしまうのでしょうか。
大きな理由は、2つあると思います。
ひとつは、何をどこに書けばよいのかわからないことです。
口頭で説明するときは、言葉をつなぎながら話を進められます。
しかし、ホワイトボードには書く場所があります。
どこから書き始めるのか。
次の内容はどこに書くのか。
それぞれをどうつなげるのか。
こうしたことが決まっていないと、頭の中にある情報をうまく書き出せません。
もうひとつは、最初からきれいにまとめようとすることです。
人前で書くとなると、
わかりやすい図にしなければ、
間違えずに書かなければ、と考えてしまうかもしれません。
でも、ホワイトボードは完成した資料を見せるものとは違います。
途中で書き足しても、消して書き直しても構いません。
大切なのは、最初から完璧な図を描くことではなく、
聞いている人に伝わるように説明することです。
そのためには、まず書き始められるようにすること。
次に、私が仕事で実践してきた3つのコツを紹介します。
ホワイトボードでわかりやすく説明する3つのコツ
① 最初にテーマを書き、書く位置を決める
ホワイトボードの前に立って、何から書けばよいかわからなくなったら、
まず一番上にテーマを書いてみましょう。
例えば、
「受注から出荷までの業務」
「〇〇業務で発生している問題」
といった具合です。
これだけでも、何について説明するのかが明確になります。
最初の一文字を書けると、少し気持ちも落ち着くものです。
私も、ホワイトボードの前で手が止まってしまう人には、
まずテーマを書くようにアドバイスしていました。
次に、書く位置を決めます。
ここでおすすめしたいのが、ホワイトボードを3つに分ける方法です。
私自身、長年の仕事でこの方法を使ってきました。
さまざまな場面で使えるので、覚えておくと便利です。
例えば、業務の流れを説明する場合は、縦方向に3つの領域を考えます。
- 上：上流の業務
- 中：自部署の業務
- 下：下流の業務
上流の仕事を受けて、自部署で何をするのか。
そして、次の部署へ何を引き渡すのか。
この3つに分けるだけで、仕事のつながりを説明しやすくなります。
一方、発生している問題を説明する場合は、次のように分けます。
- 起きている現象
- 考えられる原因
- 根本原因の仮説
こちらは、縦方向でも横方向でも構いません。
目の前で何が起きているのか。
その原因として何が考えられるのか。
さらに、その背景にはどんな問題があるのか。
3つの場所を決めておけば、情報を整理しながら書いていけます。
もちろん、すべての説明を必ず3つに分ける必要はありません。
慣れてくれば、内容に合わせて自由に配置を変えてもよいでしょう。
ただ、3分割は思っている以上に多くの場面で使えます。
まずはテーマを書き、3つの場所を決める。
それだけで、何から書けばよいかわからない状態から、一歩前に進めるはずです。
考えを3つに分け、位置やつながりを整理する方法については、以下の記事でも詳しく紹介しています。
② 話の出発点から、順番に書いて説明する
書く位置が決まったら、実際に説明を始めましょう。
ここで大切なのは、聞いている人が理解しやすい順番で書いていくことです。
例えば、業務の流れを説明するなら、上流から始めます。
「この業務は、上流の部署で注文を受け付けるところから始まります」
まず、ホワイトボードの上の方に「注文を受け付ける」と書きます。
次に、
「その情報を受けて、自部署では注文内容を確認します」
と説明し、その下に「注文内容を確認する」と書く。
さらに、下流の業務へと進めていきます。
必要に応じて矢印でつなげば、仕事の流れが見えるようになります。
問題を説明する場合も同じです。
まずは、今起きている現象から書き始めます。
「最近、注文内容の確認に時間がかかっています」
次に、
「その原因として、必要な情報がそろっていないことが考えられます」
と、考えられる原因を書き足す。
さらに、その背景に何があるのかを説明していきます。
まだ確認できていない原因は、仮説として書いておけばよいでしょう
無理に根本原因まで決める必要はありません。
最初からすべてを書き込む必要はありません。
話す内容に合わせて、少しずつ書き足していけばよいのです。
また、細かな情報まで全部書こうとしないことも大切です。
ホワイトボードには、話の要点や重要なつながりを中心に書きます。
詳しい説明は、言葉で補えば十分です。
こうして順番に書いていけば、
聞いている人も、今どこの話をしているのかがわかりやすくなります。
書く人にとっても、次に何を書くのか迷いにくくなるはずです。
業務の流れをさらに詳しく図にしたい場合は、業務フローの書き方も参考にしてみてください。
③ 意見を聞きながら、書き足したり直したりする
ホワイトボードに書きながら説明していると、
聞いている人から質問や意見が出てくることがあります。
「その前に、こんな作業もありますよね」
「原因は、別のところにあるんじゃないですか？」
そんなときは、出てきた意見をホワイトボードに反映してみましょう。
例えば、業務の流れを説明している途中で、抜けている作業を指摘されたとします。
その作業を書き足し、前後の仕事と矢印でつなぎ直す。
また、問題の原因について違う意見が出てきたら、それも書き加えてみる。
複数の原因が考えられるなら、並べて書いてもよいでしょう。
最初に書いたものに、こだわる必要はありません。
自分自身が間違いや矛盾に気づくこともあります。
そんなときも、遠慮せずに直せばよいのです。
また、書き足した内容について、
「これで合っていますか？」
と確認してみるのもよいでしょう。
言葉だけでやり取りしていると、
お互いに違うことを考えていても、なかなか気づけない場合があります。
でも、同じホワイトボードを見ながら話せば、どこが違うのかを確かめやすくなります。
難しく考える必要はありません。
「ここは、こういうことですか？」
「それなら、こちらに書き足した方がよさそうですね」
そんなやり取りをしながら、書いたものを整えていけばよいのです。
最初は、自分の考えを相手に伝えるために使っていたホワイトボード。
そこにほかの人の意見が加わることで、少しずつみんなで考えるための道具に変わっていきます。
ホワイトボードは、最初から正しく書くものではない
私は長年、業務改革の仕事でホワイトボードを使ってきました。
チームミーティングで、誰かが仕事の問題を説明している。
でも、言葉だけでは、なかなか状況が伝わらない。
そんなときには、
「ちょっとホワイトボードに書いてみて」
とお願いすることがありました。
ところが、いざ前に立つと、何から書けばよいかわからず、
手が止まってしまう人も少なくありませんでした。
そんなときには、書く位置や順番をアドバイスすることもあれば、
時間がなければ、私が代わりに描くこともありました。
実は、私自身もホワイトボードに描きながら、新しいことに気づく経験を何度もしています。
相手の説明を聞きながら業務の流れを描いていると、前後の仕事がうまくつながらない。
「ここは、どうなっているんですか？」
そう聞いてみると、最初の説明にはなかった情報が出てくる。
あるいは、描いてみたことで、今まで気づかなかった矛盾が見つかることもあります。
そこで、もう一度話を聞き、書き足したり、消して描き直したりする。
こうしたやり取りを重ねるうちに、少しずつ全体像が見えてくるのです。
もちろん、相手の話を聞きながら、
その場で情報を整理して描くには、それなりの経験が必要です。
でも、最初からそこまでできる必要はありません。
まずは、自分が説明したいことを、わかる範囲で書いてみる。
それを見た人から質問や意見が出てきたら、一緒に考えてみる。
ホワイトボードの良さは、書いたものをその場で変えられることです。
紙にきれいな図を描いて完成させるのとは違い、
その場で書いたものを使いながら話し合いを進められます。
最初に描いた図が、そのまま完成形になる必要はありません。
書きながら説明し、話し合いながら直していく。
そうして、最初は自分の頭の中にあった考えが、みんなで共有できるものに変わっていく。
その結果、みんなの理解が深まり、考えがまとまれば、それでよいのだと思います。
まとめ｜ホワイトボードは、まず書き始めることから
ホワイトボードでの説明が苦手でも、最初からきれいな図を描く必要はありません。
今回紹介した3つのコツは、次の通りです。
- 最初にテーマを書き、書く位置を決める
- 話の出発点から、順番に書いて説明する
- 意見を聞きながら、書き足したり直したりする
特に、ホワイトボードを3つに分ける方法は、さまざまな場面で使える便利な型です。
そして、書いたものは途中で変わっても構いません。
大切なのは、聞いている人に伝わり、話し合いを通して理解が深まることです。
次の会議でホワイトボードに書くことになったら、まず一番上にテーマを書いてみてください。
そこから、少しずつ書き始めればよいのです。