やることは、いくつもある。
仕事もある。
読みたい本もある。
考えたいこともある。
家のこともある。
どれも大切に見える。
だから、なかなか順番が決まりません。
「重要なことからやればいい」
そう言われても、その「重要なこと」が一つではないから迷うのだと思います。
私自身、仕事でも日常でも、何を先にするかで迷うことは何度もありました。
BPR（業務改革）のプロジェクトでも、やるべきことは常に一つではありません。
問題を調べる。
関係者と話す。
仕組みを見直す。
次の打ち手を考える。
全部必要です。
でも、全部を同時には進められません。
そこで必要になるのが、優先順位です。
ただ、私は優先順位を、
「重要なものから順番に並べること」
とは考えていません。
大切なのは、
今の自分は、限られた時間と注意をどこに使うのかを決めることです。
同じ仕事でも、今やる意味が大きいものがあります。
重要ではあっても、少し後に回して問題ないものもあります。
自分でやるべきこともあれば、誰かに任せられることもあります。
つまり、優先順位は「重要度」だけでは決まりません。
今やる意味があるか。
自分がやる意味があるか。
後回しにすると何が変わるか。
こうした視点で考えると、何を先にするかが少し見えやすくなります。
そして、すべてをきれいに順位づけする必要もありません。
今日ひとつだけ先に進めるなら、何を選ぶか。
それが決まれば、十分なこともあります。
この記事では、
優先順位に迷ったときに考えたい3つの基準と、
何を先にするかを決めるためのシンプルな方法を紹介します。
優先順位は「重要な順」に並べるだけではない
優先順位というと、
「重要なことから先にやる」
という考え方がよくあります。
もちろん、それは間違いではありません。
ただ、実際には少し難しいところがあります。
なぜなら、私たちが抱えていることの多くは、どれもある程度は重要だからです。
仕事の締め切り。
家族との予定。
自分の学び。
将来のために考えておきたいこと。
どれも大切です。
だから、
「重要な順に並べよう」
と思っても、なかなか差をつけられません。
しかも、重要だからといって、必ずしも今すぐやる必要があるとは限りません。
大切だけれど、来週でもいいことがあります。
逆に、今やっておくことで次が動くこともあります。
ここで必要になるのが、時間軸です。
私は、優先順位を考えるとき、
「これは重要か」
だけではなく、
「なぜ今やるのか」
を見ることが大切だと思っています。
たとえば、
今日連絡しておけば、明日から次の仕事が進む。
今決めておけば、次の作業に進める。
今しか会えない人がいる。
こういうことには、「今やる意味」があります。
一方で、
大切ではあるけれど、今日でなくても変わらない。
少し寝かせた方が、むしろ考えが深まる。
そんなこともあります。
優先順位は、単純な重要度ランキングではありません。
何が大切かに加えて、今やる意味があるかを見る。
この視点を入れるだけでも、何から手をつけるかが見えやすくなります。
優先順位を決める3つの基準
優先順位を考えるとき、私は次の3つを見ると整理しやすいと思っています。
- 今やる意味があるか
- 自分がやる意味があるか
- 後回しにすると何が変わるか
どれか一つだけで決めるのではありません。
3つを重ねて見ることで、
「重要だけれど、今ではない」
「急いでいるけれど、自分がやる必要はない」
といった違いが見えてきます。
1．今やる意味があるか
まず見るのは、
「これは、今やる意味があるか」
です。
重要なことでも、今日やる必要がないものはあります。
逆に、今やっておくことで次が動くものもあります。
たとえば、
- 今日連絡すれば、明日から相手が動ける
- 今決めれば、次の作業に進める
- 今日しかできない予定がある
- 今始めれば、あとで選択肢が広がる
こういうものは、優先順位を上げる理由があります。
大切なのは、
「重要だから先にやる」
ではなく、
「今やることで何が動くか」
を見ることです。
一方で、
今日やっても来週やっても大きく変わらない。
少し寝かせた方が、むしろ考えが深まる。
そんなことなら、無理に今日やらなくてもいいかもしれません。
「重要かどうか」に加えて、
「なぜ今なのか」
と問い直してみる。
それだけでも、順番はかなり見えやすくなります。
2．自分がやる意味があるか
次に考えたいのは、
「これは、自分がやる意味があるか」
です。
仕事では、重要なことほど自分で抱え込みたくなることがあります。
でも、重要だからといって、すべて自分がやる必要があるとは限りません。
誰かに任せられること。
相談すれば進むこと。
自分は方向だけ決めればいいこと。
そういうものもあります。
私がBPRの仕事をしていたときも、
「何をやるか」だけでなく、
「誰がやるのが一番よいか」
を考えることは重要でした。
自分にしかできないことへ時間を使うためには、他の人に任せられることを見つける必要があります。
これは日常でも同じです。
「自分が本当にやりたいことか」
「誰かに期待されているから、なんとなく続けていないか」
「自分でなければいけないのか」
と考えてみます。
優先順位は、やることの順番だけではありません。
自分の時間を、どこに使うかを選ぶことでもあります。
3．後回しにすると何が変わるか
三つ目は、
「これを後回しにすると、何が変わるか」
です。
私たちは、
「やる理由」
ばかりを考えがちです。
でも、ときには逆から考えた方が、優先順位が見えます。
今日やらなかったら困るのか。
一週間後でも問題ないのか。
後回しにすると、誰かの仕事が止まるのか。
機会を失うのか。
それとも、少し時間を置いた方がよいのか。
たとえば、すぐ返事をしなくても問題ないメールなら、今やる必要はありません。
一方で、自分の返事を待って次に進めない人がいるなら、早く返した方がいいかもしれません。
この違いを見ることで、
「急いでいるように見えること」
と、
「本当に今やる必要があること」
を分けやすくなります。
優先順位は、
何をやるかだけでなく、今やらないと何が起きるか
からも考えられます。
迷ったら、この3つを順番に問いかけてみる。
それだけでも、
「まずこれをやろう」
という一つが見えやすくなります。
優先順位を決める前に、やらないことを減らす
優先順位を決めようとしても、そもそも選択肢が多すぎると迷います。
やることが20個並んでいる状態で、
「どれを先にしよう」
と考えても、簡単には決まりません。
そんなときは、順番を考える前に、
そもそも、やらなくていいことはないか
を見てみます。
たとえば、
本当は参加しなくてもいい会議。
すぐ返さなくても困らないメール。
惰性で続けている作業。
誰かに任せられること。
こうしたものまで全部残したままでは、優先順位をつける作業そのものが重くなります。
私は、優先順位を考えるとき、
減らす → 選ぶ
という順番が大切だと思っています。
まず、やらなくていいものを少し減らす。
そのうえで、残ったものの中から、
「今、何を先にするか」
を選ぶ。
ここで大切なのは、
「大事ではないものを全部捨てる」
ということではありません。
今の自分にとって、
「少なくとも今はやらなくていい」
と判断できるものを、一度後ろに置く。
それだけでも十分です。
選択肢が多すぎると、優先順位そのものを決めにくくなります。
私はその前段として、「やらないことリスト」で考えなくていいものを減らす方法も使っています。
優先順位は、一度決めたら変えないものではない
優先順位を決めると、
「この順番で進めなければ」
と思ってしまうことがあります。
でも、優先順位は固定するものではありません。
仕事の進み具合が変わる。
家族の予定が入る。
思っていたより時間がかかる。
逆に、急いでいたことが、少し待っても問題ないとわかる。
状況が変われば、順番も変わります。
だから、優先順位は、
一度決めたら守り続けるルールではなく、今の状況に合わせて仮に決める順番
くらいに考えた方が使いやすいと思います。
たとえば、朝の時点では、
「今日はこの記事を書く」
ことを最優先にしていたとします。
でも、その途中で、今日中に返事をしないと誰かの仕事が止まる連絡が入った。
そんなときは、順番を変えても構いません。
大切なのは、
「最初に決めたから」
という理由だけで、その順番にこだわらないことです。
状況が変わったら、先ほどの3つの基準でもう一度考える。
それで順番が変わるなら、変えていい。
私は、優先順位は「正解を当てるもの」ではないと思っています。
今の自分にとって、いちばん納得できる順番を決める。
そして、必要ならまた見直す。
そのくらい柔らかく考えた方が、実際の生活では使いやすいと思います。
迷ったときは、「一つだけ先にする」
優先順位を決めようとすると、
「全部に順番をつけなければ」
と思ってしまうことがあります。
1位、2位、3位、4位……。
でも、実際にはそこまで決めなくても構いません。
大切なのは、
次に何をするかが決まっていること
です。
やることが5つあるなら、
「この中で、今日ひとつだけ先に進めるなら何か」
と考えてみます。
先ほどの3つの基準を使って、一つ選ぶ。
それで十分です。
一つ終わったら、残ったものをもう一度見ればいい。
状況が変わっていれば、次に選ぶものも変わります。
私は、優先順位とは、すべてのタスクに番号をつけることではないと思っています。
今、何を先にするかを選ぶことです。
全部を整理してから動くのではなく、
一つ選んで、まず進める。
そして、終わったらまた次を選ぶ。
その繰り返しでも、優先順位は十分に機能します。
何を先にするかが決まったら、次はその一つに集中できる環境をつくることも大切です。
集中力を保つための習慣や環境づくりは、別の記事でまとめています。
1分ワーク｜今日ひとつだけ先にするなら何か
ここまで読んだら、1分だけ使ってみてください。
まず、今気になっていることを3つ書きます。
次に、それぞれについて、3つの問いを見ます。
- 今やる意味があるか
- 自分がやる意味があるか
- 後回しにすると何が変わるか
すべてを細かく分析する必要はありません。
ざっと見て、
「今日ひとつだけ先にするなら、どれか」
を選びます。
そして、できれば、
なぜ、今これを先にするのか。
を一行で書いてみてください。
理由を一度言葉にすると、
「なんとなくこれを選んだ」
ではなく、
「今はこれを先にする」
と自分で納得しやすくなります。
優先順位を決めるために、すべてをきれいに並べる必要はありません。
まずは、
今日ひとつだけ先にするものを決める。
そこから始めてみてください。
まとめ｜優先順位とは、何に時間を使うか決めること
優先順位を決めることは、すべてをきれいに並べることではありません。
大切なのは、
今、自分の時間と注意をどこに使うかを決めることです。
そのために、次の3つを見ます。
- 今やる意味があるか
- 自分がやる意味があるか
- 後回しにすると何が変わるか
選択肢が多すぎるときは、まずやらなくていいものを減らす。
そのうえで、残ったものの中から一つ選ぶ。
減らす。
選ぶ。
まず一つ進める。
それくらいで十分です。
状況が変われば、順番も変えていい。
そのときの自分にとって、
「今はこれを先にする」
と納得できるものを選び直せばいいと思います。
全部を大切にしようとすると、何も選べなくなることがあります。
だからこそ、
今、何に時間と注意を使うのかを選ぶ。
その小さな選択の積み重ねが、自分なりの優先順位をつくっていきます。