あなたも毎日忙しくて、
「もっと効率的に働けたらいいのに」と感じていませんか？
毎日やるべき仕事が山積みで、終わらないタスクに追われる日々。
仕事の効率を高めたくても、どこから手をつけたらいいのか分からない…。
そんな気持ち、よく分かります
でも、実は「ホワイトカラーの生産性が低い理由」というのは、あなたのせいだけではないんです。
今回は、書籍『ホワイトカラーの生産性はなぜ低いのか』村田聡一郎（著）を取り上げ、生産性について考えていきたいと思います。
この本では、生産性の低さがどこから来るのかを明確に解説してくれています。
読めば「そう、そう」納得感でいっぱいになりますよ。
そして、本の主張は「日本型BPR 2.0をやろう！」というトップダウンの提案なのですが、すぐに実行できる方法もあります。
本記事では、この本から学べる生産性改善法を、あなたが今日からすぐに実行できる形でお届けします。
少しずつ実践することで、もっと効果的に成果を上げることができますよ。
本書の主張: 生産性低下の原因とその解決法
生産性低下の原因
あなたは、なぜ仕事が忙しくて、思うように成果が出ないんでしょうか？
その原因は、実は実は「無駄な会議」や「情報過多」そして「グレーゾーン業務」が大きな理由かもしれません。
本書の主張
村田聡一郎さんは、ホワイトカラーの生産性低下の大きな原因として、
グレーゾーン業務とは、
- 「情報収集」と「資料作成」
- そのための「打ち合わせ・会議」とその「日程調整」
- その前の「合意形成・根回し」やその後の「議事録作り」
- 業務上の「報連相」
- あらゆる「メールを書くこと・読むこと」
そして、「やらないよりはやったほうが良い」
だが、やらなかったからと言って、直ちに売上や利益が減ったりするわけではない。
だから「グレーゾーン」なのだ
どうです？納得しませんか？
確かに、日々の業務のほとんどは「グレーゾーン業務」ですよね。
本書では、これらの業務をいかに排除するか、または効率化するかが生産性向上のカギだと述べているんですよね。
そして、生産性向上のポイントを２つ挙げています。
- 定型業務を剥がす: ソフトウェアでゼロにする
- グレーゾーン業務をやめさせる：ムダな仕事を排除する
定型業務を剥がす: ソフトウェアでゼロにする
あなた、毎日同じような業務を繰り返していませんか？
データ入力やレポート作成、毎月の定例業務など、ルーチン作業に追われている時間はありませんか？
本書の主張
村田聡一郎さんは、
定型業務とは、毎回同じ手順で繰り返し行う業務のことですよね。
確かに 定型業務の削減によって、もっと重要な業務に時間を使えるようになり、業務全体の効率が向上しますよね。
行動できる実践法
今すぐ、自分の定型業務をリスト化してみましょう。
例えば、毎月作成しているレポートや、定期的に行うデータ整理など、自動化できる方法があるかもしれません。
今ならば、AIを使えばプログラミングもできますよね。
フォーマットが決まっているならば、ファイルのアップロードで出力も可能です。
少しずつでも、これらの業務を減らすことで、時間を本当に重要な業務に充てられるようになります。
まずは1つの定型業務を自動化してみましょう！
グレーゾーン業務をやめさせる: ムダな仕事を排除する方法
あなたは、業務の中で「何のためにやるのかよく分からない」けど、やらないといけないような気がする仕事はありませか？
それ、無駄な仕事かもしれません！
本書の主張
村田聡一郎さんは、
グレーゾーン業務は、目的や進め方が不明確で、どこまでやれば終わりなのかも分からないため、時間を浪費しがちですよね。
そして、定型化できれば、ソフトウェアという機械に「人間の知恵」をつけて自働化することができますよね。
本書では、こうした業務を減らし、本来の非定型業務に集中することが生産性向上につながると提案しています。
実際の本書では、グレーゾーン業務をやめさせるにはトップの判断が重要として、トップダウンのアプローチを紹介しています。
このアプローチについては、実際に本を読んで欲しいのですが、あなたやチームでできることは多くあります。
行動に移す実践法
今日から、あなたの業務を整理し、「目的が不明確な仕事」や「曖昧な指示で進めている仕事」をリスト化してみましょう。
そして、以下を実践してみましょう。
- 業務の目的を明確にする
-
自分が担当している業務の目的が曖昧であれば、それを明確にするために上司や同僚に確認を取ることが大切です。具体的な成果物や期限を設定し、業務のゴールを明確にすることが重要です。
- 「不確実な業務」を切り捨てる
-
「目的が不明確な仕事」や「進め方が曖昧な業務」は、自分で進めるのではなく、上司に確認したり、再評価してみましょう。もしその業務が本当に必要ないのであれば、思い切ってやめることも考えましょう。
- 業務フローの見直し
-
すべての業務に関して、「この作業が本当に必要なのか？」という視点で業務フローを見直してみましょう。無駄に時間をかけている部分や、やらなくても良い仕事があれば、それを減らすことで効率が上がります。
実行可能な改善策: あなたが今すぐ試せる方法
ここで、さらに具体的に、あなたが今日からすぐに取り組める実行可能な改善策をいくつか追加していきます。
- 会議の効率化
あなたの周りに、「時間だけが過ぎていく会議」がありませんか？
もし、会議が長すぎたり、話が脱線したりするなら、事前にアジェンダを共有し、会議を短縮するよう提案してみましょう。
会議を効率よく進めることで、あなたの貴重な時間が他の業務に使えます。
今日から、まず最初に会議を10分短縮してみましょう！ - タイムブロッキングで業務の優先順位をつける
日々の仕事で、どのタスクが最も重要かを見極めていますか？
タイムブロッキングという方法を使って、1日の中で「この時間はこの業務に集中する」と決めることで、業務に対するフォーカスが生まれます。 - デジタルツールの活用
あなたが日々の業務に使っているツールやアプリを見直してみましょう。
プロジェクト管理ツール（Trello、Asana、Notionなど）を活用することで、タスクを整理し、チーム全体での進捗確認がスムーズになります。
そして、今ならば生成AIがあります。
まとめ: 今日からできる生産性改善の第一歩
あなたは、今日から何を改善しますか？
本記事では、『ホワイトカラーの生産性はなぜ低いのか』から学べる生産性改善法を、あなたが今日からすぐに実行できる形でお届けしました。
仕事の効率化に向けた第一歩を踏み出せましたか。
定型業務を減らし、グレーゾーン業務を排除することで、業務の効率化はぐっと進みます。
最初は少しずつ実行し、効果を実感していきましょう。
尚、この本の主張は「日本型BPR 2.0をやろう！」です。
元BPRのプロジェクトリーダーだった私からの提案は、「あなたもBPRをやってください」です。
一度、『ホワイトカラーの生産性はなぜ低いのか』を読んでみてください。
実際のやり方については、あなたなりに考えればよいと思います。